Un organisme de crédit à la consommation souhaite mettre en place un workflow d'approbation de crédit qui combine l'étude du dossier de crédit avec son passage par plusieurs étapes, de l'approbation jusqu'à son archivage.

Il est possible d'effectuer une recherche full-text des dossiers archivés.

Ci-dessous les différentes étapes du workflow d'approbation:

1) La première étape du workflow est la constitution du dossier de demande de crédit. Les informations d'identification de l'emprunteur et sur le crédit (type, montant, etc.) sont saisies dans le formulaire de demande de crédit.

Les pièces justificatives suivantes sont numérisées via une chaîne de dématérialisation et ensuite jointes au dossier de crédit :

• Les fiches de paie,
• La fiche d'impôts.

L'ensemble des données saisies dans le formulaire et les pièces numérisées jointes constituent un dossier de crédit.

2) La deuxième étape du workflow est constituée de calculs de simulation du crédit. Ici sont invoqués des services du back-end en charge de vérifier la véracité des données saisies et d'appliquer des algorithmes permettant de savoir si la demande de crédit peut être satisfaite ou pas.

A l'issue de cette étape, soit la demande est approuvée, soit elle est rejetée par le système des simulations. En cas de rejet, les raisons du rejet sont signalées et un agent de la banque ayant les autorisations adéquates peut intervenir pour faire des rectifications et re-soumettre le dossier au système de simulation.

NB: Les dossiers approuvés à l'issue de simulation sont notés Vert et les dossiers rejetés sont notés Rouge.

3) La troisième étape consiste à soumettre les dossiers issus de la simulation au Comité d'Octroi de Crédit. Un agent de crédit se connecte dans le système et afin d'analyser les dossiers issus de la simulation. Un dossier de crédit Vert après la simulation ne peut être rejeté c'est à dire que la seule option possible dont dispose l'agent est d'envoyer ledit dossier au Comité d'Octroi de crédit.

Si le dossier est Rouge, alors trois cas sont possibles:

• Soit l'agent rejette définitivement le dossier et un mail de refus de crédit est automatiquement envoyé au client.
• Soit l'agent prend note des raisons du rejet et constate qu'il est possible de faire des rectificatifs sur le dossier afin qu'il puisse être accepté. Sur accord du client, l'agent modifie la demande et soumet de nouveau le dossier à la simulation.
• Soit l'agent décide malgré tout d'envoyer le dossier au COC (COC pour Comité d'Octroi de Crédit). Dans ce cas il ajoute une annotation dans laquelle il indique les motivations qui l'emmènent à soumettre le dossier au COC malgré un échec de la simulation.

4) La quatrième étape consiste en l'étude de l'octroi du crédit par le Comité d'Octroi de Crédit.

A réception du dossier, le COC émet un avis définitif sur le dossier: le dossier est soit définitivement approuvé, soit définitivement rejeté.

Notons que les dossiers verts ne peuvent être rejetés par le COC et sont donc systématiquement définitivement approuvés, sauf situation exceptionnelle (exemple: le COC est brusquement informé du manque de fond propres suite une grave crise financière qui vient d'éclater et qui touche de plein fouet l'organisme de crédit !).

Le COC n'étudie que les dossiers rouges motivés (annotés). Lorsque le dossier est approuvé, un contrat est automatiquement généré et transmis au service juridique. En même temps le dossier de crédit est transmis au service financier.

Dans la suite on suppose que le dossier est approuvé.

5) La cinquième étape est constituées de 2 actions en simultané:

• Le service juridique reçoit le contrat généré. Il s'occupe de le compléter par des engagements des deux parties sur des clauses diverses (clauses clés de pénalités, garanties, etc..). En gros le service juridique réajuste le contrat généré automatiquement par le système.
• La cellule financière quant à elle formalise le décaissement des fonds sur la base du dossier reçu.

6) A la sixième étape la Direction Administrative et Financière est notifiée du bouclage administratif et financier du crédit. L'organisme contacte alors le client. A l'arrivée du client dans les locaux de l'organisme, le contrat est imprimé et ce dernier y appose sa signature ainsi que le Directeur Administratif ou son P.O. Après la signature du contrat, celui-ci est numérisé via une chaîne de dématérialisation et automatiquement pris en charge dans le système de GED puis archivé. Lors de l'introduction du contrat numérisé dans le système de GED, il est procédé à:

• la capture du document avec extraction automatique des métas données,
• la catégorisation du document.
• la correction et amélioration automatique des images.

Il est par la suite possible de rechercher un contrat archivé via:

• une recherche simple : juste basée sur un mot qui peut être le nom du document ou un mot clé dans le contenu.
• la catégorie.
• la date de création.
• le client concerné par le crédit..

Remarque: A chaque passage du dossier dans une étape, une signature électronique doit être portée sur le dossier pour mesures de sécurité. La signature électronique n'est pas abordée dans cet article.